ARTICLE 1 : DÉFINITIONS
Dans les présentes Conditions générales, les termes employés ont la signification suivante :
« Organisateur » : l’organisateur du Salon est l’asbl Fédération du Matériel Automobile (en abrégé « FMA »), dont le siège social est situé à 1140 Bruxelles, Avenue Jules Bordet 164, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro BE 0423.084.108.
« Demande de participation » : demande formulée conformément à l’article 3 par le Candidat-exposant à l’Organisateur de participer au Salon.
« Formulaire d’inscription » : formulaire rempli par le Candidat-exposant reprenant ses demandes et les tarifs pratiqués.
« Salon » : le salon organisé par l’Organisateur, tel que décrit dans la Demande de participation.
« Candidat-exposant » : la personne physique ou morale ayant exprimé son souhait de participer au Salon en soumettant une Demande de participation à l’Organisateur.
« Exposant » : le Candidat-exposant dont la Demande de participation a été acceptée par l’Organisateur conformément à l’article 4.
« Parties » : l’Organisateur, le Candidat-exposant et/ou l’Exposant ensemble.
« Installations » : le bien immobilier dans lequel et/ou autour duquel le Salon est organisé.
« Emplacement » ou « Stand » : espace dans le Salon, exprimé en m², que l’Organisateur attribue à l’Exposant conformément à l’article 7.
« Plan du Salon » : plan du Salon établi par l’Organisateur qui indique les Emplacements attribués aux Exposants.
« Objets (exposés) » : biens meubles exposés par l’Exposant ou que l’Exposant souhaite exposer dans son espace à l’occasion du Salon.
« Date d’ouverture » : la date de l’ouverture officielle du Salon.
« Durée du Salon » : période déterminée par les dates et heures figurant dans le Formulaire d’inscription.
« Conditions générales » : les présentes conditions générales.
« Conditions tarifaires » : les tarifs appliqués par l’Organisateur, indiqués hors TVA.
« Montants dus » : tous les montants dus par l’Exposant à l’Organisateur conformément à l’article 5.1.2 des présentes Conditions générales.
ARTICLE 2 : CHAMP D’APPLICATION DES CONDITIONS GÉNÉRALES
2.1 Les présentes Conditions générales régissent l’ensemble de la relation contractuelle entre les Parties et définissent leurs droits et obligations.
2.2 Elles s’appliquent de manière complète et exclusive, à l’exclusion des conditions générales du Candidat-exposant ou de l’Exposant.
2.3 Elles s’appliquent entre l’Organisateur et le Candidat-exposant dès la soumission de la Demande de participation.
2.4 Toute dérogation doit faire l’objet d’un accord écrit entre les Parties.
ARTICLE 3 : LA DEMANDE DE PARTICIPATION – CONDITIONS D’INSCRIPTION
3.1 Le Candidat-exposant soumet sa Demande de participation via le Formulaire d’inscription mis à disposition par l’Organisateur, disponible :
3.2 Demande en ligne : les présentes Conditions générales, consultables sur www.autotechnica.be, doivent être lues et acceptées avant l’envoi du formulaire (signature électronique ou validation par clic).
3.3 Demande papier : les présentes Conditions générales, préalablement adressées en format papier, doivent être lues et signées pour accord et renvoyées avec le formulaire.
3.4 Il en va de même pour le Règlement technique, à accepter expressément avant le début des travaux d’installation du stand (consultable sur www.autotechnica.be).
3.5 La Demande de participation constitue une offre ferme et irrévocable de participer au Salon.
3.6 Toute modification ou révocation ultérieure est considérée comme une renonciation à la participation conformément à l’article 6.
3.7 La Demande de participation est examinée par l’Organisateur et acceptée ou refusée conformément à l’article 4.
3.8 La Demande de participation n’est recevable qu’à la condition stricte d’absence de dette du Candidat-exposant vis-à-vis de l’Organisateur.
3.9 Elle n’est recevable qu’en cas de respect des articles 3.1, 3.2, 3.3 et 3.4.
3.10 Elle comporte toutes informations utiles permettant à l’Organisateur de déterminer la disponibilité et le prix de l’Emplacement. Le Candidat-exposant précise la nature des objets ou matériels qu’il exposera.
ARTICLE 4 : EXAMEN DE LA DEMANDE DE PARTICIPATION
L’Organisateur peut accepter ou refuser la Demande de participation. Sa décision ne doit pas être motivée et est sans recours.
4.1 Refus : la décision est notifiée par e-mail. Elle n’engage aucune responsabilité de l’Organisateur et n’ouvre aucun droit à indemnisation.
4.2 Acceptation : la décision est notifiée par écrit. Aucune autre communication ne vaut acceptation.
4.2.1 L’acceptation forme le contrat entre l’Organisateur et l’Exposant.
4.2.2 Elle ne confère pas automatiquement le droit de participer : la participation est conditionnée au respect des obligations contractuelles, notamment le paiement des factures (art. 5).
4.2.3 Elle est exclusivement liée au Salon visé et n’ouvre aucun droit à une édition ultérieure.
4.2.4 Elle est conditionnée par l’acceptation expresse de toutes les dispositions des présentes Conditions générales.
ARTICLE 5 : FACTURATION, TARIFS, CAUTION ET CONDITIONS DE PAIEMENT
5.1 Facturation
5.1.1 L’Exposant accepte expressément la facturation électronique.
5.1.2 Les factures sont établies en euros.
5.1.3 Suite à l’acceptation, sont facturés selon les Conditions tarifaires :
5.1.4 Modalités :
5.1.5 Demande < 30 jours avant l’ouverture : tous montants (y compris commandes techniques) facturés ensemble et payables intégralement à réception.
5.1.6 Demande < 120 jours mais > 30 jours : acompte et solde facturés ensemble, payables intégralement à réception ; commandes techniques facturées au moins 30 jours avant l’ouverture.
5.1.7 Les paiements par chèque ne sont pas acceptés.
5.1.8 Toutes les factures doivent être intégralement payées avant l’autorisation de participer et, le cas échéant, d’accéder à l’Emplacement.
5.1.9 Modification de facture due à des informations incomplètes/erronées/tardives : frais administratifs de 100 €.
5.1.10 Tous frais bancaires ou autres liés aux paiements sont à charge de l’Exposant.
5.2 Tarifs
5.2.1 Tarifs applicables :
5.2.2 Les membres de TRAXIO et de la FMA bénéficient de tarifs préférentiels s’ils sont en ordre de cotisation pour l’année du Salon.
5.2.3 Les Exposants ayant participé à l’édition précédente bénéficient de tarifs préférentiels.
5.3 Caution
Montant : 5,00 € par m². Remboursée après clôture des comptes, déduction faite des sommes dues notamment pour :
5.4 Conditions de paiement
5.4.1 Paiement par virement bancaire à l’échéance indiquée.
5.4.2 Aucun paiement à un représentant/agent n’est libératoire sans accord écrit préalable de l’Organisateur.
5.4.3 Réclamation sur facture : notification écrite dans les 8 jours. Aucune suspension des autres paiements exigibles.
5.5 Retard de paiement
5.5.1 Intérêts de retard de plein droit (Loi du 2 août 2002) dès l’échéance + exigibilité immédiate de toutes factures non échues ; majoration forfaitaire de 10 % (minimum 125 €), sans préjudice d’un dommage supérieur.
5.5.2 L’Organisateur peut suspendre ses obligations, interdire la participation et réattribuer l’Emplacement.
ARTICLE 6 : RENONCIATION, RÉDUCTION DE SUPERFICIE OU MODIFICATION DU TYPE D’EMPLACEMENT
La participation de chaque Exposant est essentielle. Toute modification affecte l’organisation.
6.1 Renonciation
6.1.1 Notification écrite, avant ou après l’acceptation.
6.1.2 Frais fixes de participation (art. 5.2.1.3) dus de plein droit.
6.1.3 Indemnités forfaitaires :
6.2 Réduction / modification
6.2.1 Demande écrite, avant ou après acceptation.
6.2.2 Acceptation à la seule discrétion de l’Organisateur.
6.2.3 Indemnité égale à la différence entre les Montants dus initialement et ceux dus après réduction/modification, en sus des nouveaux Montants dus.
6.3 Retard de paiement des indemnités : application de l’article 5.5.
ARTICLE 7 : LES EMPLACEMENTS
7.1 Attribution
7.1.1 Emplacement minimum : 15 m².
7.1.2 Attribution déterminée par l’Organisateur.
7.1.3 Prise en compte, dans la mesure du possible : ancienneté, nature/poids/volume des produits, harmonie d’aménagement, surface disponible.
7.1.4 Droit de déplacer/modifier les Emplacements pour raisons d’organisation.
7.1.5 Aucune indemnisation due en cas de modification/déplacement.
7.1.6 Objections motivées dans les 8 jours ; décision écrite définitive.
7.2 Plan du Salon
7.2.1 Transmis à titre informatif ; marge d’erreur de 15 % sur la surface.
7.2.2 Erreurs de dimensions : notification écrite au plus tard le premier jour de montage ; aucune suite après montage.
7.3 Mise à disposition, montage et aménagement
7.3.1 Dossier à fournir : (1) plan coté détaillé ; (2) concept d’aménagement ; (3) coordonnées du délégué (art. 7.4.2) ; (4) noms des sous-traitants/standistes.
7.3.2 Montage conforme au dossier, aux remarques et au manuel/règlement ; à défaut, refus possible.
7.3.3 Droit d’adapter/supprimer les installations non conformes, perturbatrices ou non sécurisées.
7.3.4 Mise à disposition au début de la période de montage (sous réserve d’obligations remplies).
7.3.5 Montage/aménagement totalement terminés la veille de l’ouverture.
7.3.6 Emplacement non occupé la veille : réaffectation de plein droit ; vaut renonciation (art. 6).
7.3.7 Défauts : notification écrite au plus tard le premier jour de montage ; à défaut, Emplacement réputé reçu en parfait état.
7.4 Entretien
7.4.1 Maintien en parfait état ; à défaut et après notification, travaux aux frais de l’Exposant.
7.4.2 Désignation d’un délégué responsable pendant toute la durée.
7.5 Démontage
7.5.1 Période communiquée par l’Organisateur.
7.5.2 Démontage et évacuation complets dans les délais.
7.5.3 Sous responsabilité exclusive de l’Exposant.
7.5.4 Retard : indemnité forfaitaire de 20 % du prix de participation.
7.5.5 Restitution propre et en parfait état ; sinon, remboursement des frais de remise en état/nettoyage/démontage/évacuation.
7.6 Emplacement vide pendant le Salon
Obligation d’occuper et de pourvoir en personnel durant toute la durée ; à défaut, indemnité forfaitaire de 20 % des Montants dus.
ARTICLE 8 : OBJETS ET MATÉRIELS EXPOSÉS
8.1 Autorisés
8.1.1 Uniquement ceux décrits et approuvés.
8.1.2 Les non-autorisés peuvent être retirés aux frais de l’Exposant.
8.2 Interdits
Produits/matières/biens non conformes aux lois, dangereux ou incommodants, ou présentant un risque d’incendie/explosion. Refus et retrait possibles aux frais de l’Exposant.
8.3 Sécurité
8.3.1 Conformité aux prescriptions de sécurité applicables (fédérales, régionales, communales et spécifiques au site).
8.3.2 Mesures nécessaires pour la sécurité des autres.
8.3.3 Surveillance et contrôle permanents par l’Exposant.
8.3.4 Responsabilité de l’Exposant pour tout dommage direct/indirect causé par les objets/matériels.
8.3.5 Intervention sur demande dans toute procédure liée.
8.3.6 Respect de toutes mesures de sécurité de l’Organisateur (y compris relatives aux pandémies/épidémies).
ARTICLE 9 : UTILISATION DES SERVICES ET PRODUITS EN LIGNE
9.1 En cas d’usage illégal ou dommageable, l’Organisateur peut prendre toute mesure utile, y compris refuser/suspendre l’accès sans indemnisation.
9.2 Interruption indépendante de sa volonté (maintenance/panne/force majeure) : aucune indemnisation.
9.3 Notification dans un délai raisonnable et limitation de la durée et des désagréments.
9.4 Suspension/arrêt suite à ordre administratif/judiciaire : aucune indemnisation.
9.5 Aucune suspension ou résiliation des obligations de l’Exposant du fait de ces mesures.
ARTICLE 10 : PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE ET GARANTIE CONTRE LES REVENDICATIONS DE TIERS
10.1 Garantie d’absence d’atteinte aux droits de tiers (droits d’auteur, marques, brevets, modèles).
10.2 Exactitude et licéité des informations communiquées pour publication.
10.3 Photos/illustrations/œuvres/ textes fournis libres de droits pour usage par l’Organisateur.
10.4 Cession gratuite et définitive des droits éventuels à l’Organisateur.
10.5 En cas de manquement, paiement des droits et indemnisation intégrale ; notification immédiate en cas de revendication d’un tiers.
10.6 Droit de l’Organisateur de réaliser et d’exploiter des images (montage, Salon, démontage) sur tout support.
10.7 Seul l’Organisateur édite le catalogue ; informations à transmettre dans les délais ; pas de responsabilité pour erreurs.
10.8 Droits d’auteur et autres droits sur le catalogue réservés ; reproduction/communication au public interdite sans accord écrit.
10.9 Notification immédiate des possibles violations par les objets exposés.
10.10 Garantie et indemnisation de l’Organisateur, du propriétaire/exploitant des Installations et de leurs préposés contre toute revendication liée aux activités de l’Exposant.
10.11 Indemnisation intégrale des dommages et frais (y compris assistance juridique).
10.12 Retrait possible des objets illicites/nuisibles, sans indemnisation.
ARTICLE 11 : PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
11.1 Traitement des données personnelles selon la législation applicable et la Politique de confidentialité (disponible sur demande ou via le site).
11.2 Devoir de confidentialité des identifiants ; responsabilité de l’Exposant ; en cas de perte/vol/fraude : changement immédiat ou notification à confirmer par lettre recommandée.
11.3 Absence de lecture des contenus transmis sauf si nécessaire au fonctionnement, en cas de suspicion d’activité illicite ou sur demande d’une autorité.
11.4 Listes de clients/prospects transmises pour promotion : conformité RGPD/loi belge garantie par l’Exposant ; information adéquate des personnes ; garantie et information immédiate en cas d’opposition/contestation.
ARTICLE 12 : INCESSIBILITÉ ET INTERDICTION DE SOUS-LOCATION
12.1 Obligations intransférables sans accord écrit de l’Organisateur.
12.2 En cas de cession autorisée, responsabilité solidaire et indivisible du cédant avec le cessionnaire.
12.3 Sous-location totale/partielle interdite.
12.4 En cas de non-respect : indemnité égale à 50 % du loyer total ; évacuation immédiate aux frais de l’Exposant (à défaut, exécution par l’Organisateur aux frais de l’Exposant).
ARTICLE 13 : OBLIGATIONS SPÉCIFIQUES ET LÉGALES DE L’EXPOSANT
13.1 Respect de toutes lois/règlements applicables (pratiques commerciales loyales, étiquetage, douane/accises, vie privée, propriété intellectuelle, sécurité, etc.).
13.2 Sans accord écrit préalable, interdiction d’organiser portes ouvertes, congrès, séminaire, infosession, foire fournisseurs, réunion de membres/affiliés ou tout autre événement dans les installations gérées par BRUSSELS EXPO : du troisième jour avant l’ouverture jusqu’à minuit le lendemain de la clôture.
13.3 Interdiction générale de fumer ; respect assuré par l’Exposant.
13.4 Non-respect de 13.1 : refus/fin de participation sans avertissement et sans indemnisation.
ARTICLE 14 : ASSURANCE
14.1 Assurance responsabilité civile obligatoire. Deux options :
14.2 Polices collectives via l’Organisateur :
14.2.3 Demande de couverture à formuler dans la Demande de participation.
14.2.4 Couverture effective après paiement intégral des primes.
14.2.5 Conditions générales disponibles auprès de l’agent désigné.
14.2.6 L’Organisateur n’est ni co-assureur, ni agent, ni intermédiaire.
14.3 Ou souscription par l’Exposant des polices de son choix.
14.4 Tous frais supportés par l’Organisateur du fait d’un défaut d’assurance ou d’un non-respect du présent article sont remboursés intégralement par l’Exposant.
14.5 Couverture insuffisante : dommages non couverts à charge de l’Exposant.
ARTICLE 15 : ABANDON DE RECOURS
En cas de sinistre, renonciation inconditionnelle et irrévocable à tout recours contre l’Organisateur, les propriétaires/exploitants/occupants des Installations, sous-traitants, autres Exposants, dirigeants, responsables, administrateurs, préposés et personnes/sociétés liées. Notification de cette renonciation aux assureurs (dommages, RC, accidents du travail).
ARTICLE 16 : EXCLUSION ET LIMITATION DE RESPONSABILITÉ
16.1 L’Organisateur n’est responsable d’aucun dommage (y compris perte d’exploitation, dommages consécutifs, perte de bénéfice, vol) à l’Emplacement/aux objets exposés, à l’Exposant, à ses préposés ou aux participants. Cette exclusion s’applique même en cas de faute grave des parties mentionnées.
16.2 L’Organisateur n’est pas responsable des voies de fait de tiers empêchant la jouissance de l’Emplacement.
16.3 Si l’exclusion/limitation ne peut s’appliquer, la responsabilité est en tout état de cause limitée au montant maximum correspondant aux Montants dus par l’Exposant pour sa participation.
ARTICLE 17 : EXPULSION DE L’EXPOSANT
17.1 En cas de non-respect des Conditions générales ou de toute disposition contractuelle, expulsion de plein droit et sans mise en demeure, et fin de la relation contractuelle.
17.2 Idem en cas de faillite/insolvabilité.
17.3 L’expulsion n’affecte pas l’exigibilité des Montants dus.
17.4 Refus de quitter les Installations : expulsion forcée possible, avec forces de l’ordre, aux frais de l’Exposant.
17.5 Indemnisation de tous dommages directs/indirects (perte de bénéfice, frais de procédure, d’huissier, dommage moral, etc.).
17.6 Aucun remboursement ni indemnisation en cas d’expulsion.
ARTICLE 18 : FORCE MAJEURE
18.1 « Force majeure » : événement exceptionnel, imprévisible et inévitable, postérieur à la conclusion, indépendant de toute faute et de la volonté des parties, rendant l’exécution impossible.
18.2 Exemples non exhaustifs : catastrophes naturelles, incendies, défaut d’électricité/gaz, pannes réseau, grèves, terrorisme/menaces, épidémies/pandémies, décisions d’autorité, décisions du propriétaire/exploitant des Installations rendant le site/l’organisation impossibles.
18.3 Report/annulation pour force majeure : factures déjà émises = acomptes pour l’édition reportée/suivante ; montants déjà payés imputés ; aucun remboursement ; factures exigibles.
18.4 Interdiction générale de voyager touchant la ville/région de l’Exposant : factures émises = acomptes pour l’édition suivante, sauf non-respect de conditions spécifiques par l’Exposant.
ARTICLE 19 : CHANGEMENT DE LIEU/DATE OU ANNULATION (TOTALE/PARTIELLE)
19.1 En cas de circonstances imprévisibles (hors force majeure) rendant impossible/compromettant/complexifiant déraisonnablement l’organisation aux lieu/date prévus, l’Organisateur peut déplacer (lieu/date) ou limiter la durée et/ou les périodes de montage/démontage.
19.2 Dans ces cas, aucun dédommagement ni remboursement ; acomptes = acomptes pour l’édition relocalisée/reportée ou suivante ; pas de remboursement ; factures exigibles.
19.3 Changement de lieu — renonciation possible uniquement si :
19.4 Changement de date — renonciation possible uniquement si :
19.5 Si l’Organisateur décide de ne pas organiser le Salon pour quelque raison que ce soit (y compris commerciale) sans force majeure : seul le remboursement des acomptes/factures payés est dû, sans autre dédommagement.
ARTICLE 20 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES
20.1 Font partie intégrante des présentes (du plus général au plus spécifique) :
20.2 Tous accords antérieurs (oraux/écrits) sont nuls et remplacés par les présentes.
20.3 Si une disposition est invalide/nulle, les autres restent valides ; la disposition sera remplacée par une clause valide se rapprochant au mieux de l’intention initiale.
ARTICLE 21 : DROIT APPLICABLE, JURIDICTION COMPÉTENTE ET LANGUE
21.1 Droit belge applicable.
21.2 Compétence : Tribunal de l’Entreprise de Bruxelles.
21.3 La langue de la procédure est celle de l’arrondissement judiciaire où se trouvent les Installations. Si les Installations se situent dans l’arrondissement de Bruxelles, la langue utilisée sera celle de la Demande de participation (néerlandais ou français). Si une autre langue a été utilisée dans la Demande, la langue de la procédure sera le français.
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